Как «Квадриум» автоматизировал путь экспертной заявки — от договора до передачи результата клиенту
В Битрикс24 настроили единый процесс работы с заявками, договорами и экспертами. Система распределяет задачи, контролирует обязательные данные и показывает руководителю состояние каждой заявки.
О клиенте
ООО «Квадриум» оказывает консультационные и экспертные услуги производителям: сертификаты СТ-1, акты экспертизы, реестр Минпромторга, документы для экспорта.
В работе участвуют руководитель, юрист, бухгалтер, штатные и внештатные эксперты. Одна заявка требует последовательного взаимодействия нескольких специалистов.
Проблема
Работа по заявке включала множество этапов: согласование договора, подписание через ЭДО, формирование заявки, счёт, оплата, назначение эксперта, результат, закрывающие документы.
При ручном управлении сложно контролировать текущий этап, ответственного, наличие документов и следующее действие.
Задачи
- Объединить путь заявки в одной системе
- Разделить договоры, заявки и задания экспертам на связанные сущности
- Автоматизировать задачи и согласование документов
- Учесть различия штатных и внештатных экспертов
- Обеспечить контроль этапов и сроков
- Подготовить сотрудников
Что было сделано:
- Создали основную сделку, управляющую процессом.
- Настроили смарт-процесс для договоров с автоматическим согласованием.
- Настроили контроль подписания на бумаге или через ЭДО.
- Создали процесс для заявок, счетов и предоплаты.
- Разделили маршруты штатного и внештатного эксперта. Для внешних — ограниченный доступ и отдельные пространства.
- Добавили обязательные поля и проверки переходов.
- Настроили автоматические задачи со ссылками на карточки.
- Провели тестирование с клиентом. Подготовили шесть обучающих видео по ролям.
Сложности
Одна услуга включала несколько процессов и много участников. Сделка, договор, заявка и задания экспертам разделены на связанные карточки. Для штатных и внештатных экспертов — отдельные маршруты, документы и права.
Результат
- Все сущности объединены в единый управляемый процесс. По каждой заявке видны этап, ответственный и следующее действие. Документы закреплены за карточками. Система не пропускает дальше без обязательных данных.
- Руководитель контролирует заявки через общую воронку. Сотрудники обучены по своим ролям.
- Количественные показатели не зафиксированы.
Технические детали
Битрикс24 CRM, смарт-процессы, роботы и бизнес-процессы, автоматические задачи, обязательные поля, права доступа, коллабы для внештатных экспертов. Связи: сделка — договор — клиентская заявка — заявка штатному эксперту — заявка внештатному эксперту.
Если ваша услуга проходит через договор, согласования, оплату и нескольких исполнителей — поможем объединить процесс в Битрикс24.
Ваш запрос — наше решение
Ваша сфера
Задачи
Я ознакомлен(-а) с Политикой конфиденциальности и согласен(-а) на обработку моих персональных данных
Примеры других реализованных задач:
